Klimaat-controle.nl verkoopt klimaatapparatuur en -onderdelen. Naarmate het orderproces groeide, groeide ook de rompslomp eromheen: bestellingen kwamen binnen via Excel, e-mail en telefoon, zonder centrale plek waar alles samenkwam.
De uitdaging
Voordat ik betrokken raakte, kende het orderproces bij Klimaat-controle.nl drie problemen die elkaar versterkten:
- Een handmatig orderproces. Bestellingen liepen via Excel, e-mail en telefoon — drie kanalen zonder centrale plek waar alles samenkwam. Iedere order moest ergens handmatig worden overgetypt voordat die verder kon.
- Een verouderd, onhandig bestaand systeem. Er draaide al software, maar die was niet meer ingericht op hoe het bedrijf inmiddels werkte en kostte eerder extra stappen dan dat het tijd bespaarde.
- Geen overzicht tussen orders, voorraad en planning. Deze drie hoorden bij elkaar, maar leefden in de praktijk los van elkaar.
Het resultaat: veel tijd ging niet naar het werk zelf, maar naar het bij elkaar zoeken en overtypen van informatie die eigenlijk al ergens stond.
De oplossing
Ik heb een Order Management Systeem op maat gebouwd in Laravel, met als uitgangspunt dat een order maar op één plek ingevoerd hoeft te worden. Vanuit die ene invoer stroomt de informatie automatisch door naar waar die nodig is:
- Eén centraal ordersysteem in plaats van drie losse kanalen, zodat niemand meer hoeft te combineren wat waar staat.
- Koppeling met het boekhoudpakket, zodat een order niet nogmaals overgetypt hoeft te worden voor de administratie.
- Overzicht van orders, voorraad en planning in één systeem, waar dat voorheen drie losse dingen waren.
Het resultaat
Het meest concrete resultaat: het team van Klimaat-controle.nl bespaart nu ongeveer een halve dag per week aan administratief werk dat voorheen ging naar het handmatig verwerken en overtypen van orders.
Minstens zo belangrijk: er is nu één bron van waarheid voor orders, in plaats van losse lijstjes die elkaar tegenspreken.
Dit is precies het soort vraagstuk dat vaker terugkomt binnen technische groothandel. Benieuwd wat ik daar nog meer over kan vertellen? Bekijk software voor technische groothandel.